Comprenez comment nous traitons vos données, protégeons votre vie privée et veillons au respect des politiques de notre plateforme.
La présente traduction est fournie à titre de commodité. La version anglaise est juridiquement contraignante et prévaut en cas de différence.
Dernière mise à jour : 21-Sep-2026
Les présentes conditions générales de licence d’entreprise (« Conditions ») régissent l’accès à la plateforme de déclaration carbone et de planification de la réduction de CO2 Impact (la « Plateforme ») et son utilisation. En vous inscrivant sur la Plateforme, en y accédant ou en l’utilisant, vous acceptez d’être lié par les présentes Conditions. La Plateforme est fournie pour un usage professionnel uniquement. La personne qui accepte les présentes Conditions confirme qu’elle est habilitée à engager l’Abonné. Si l’Abonné n’accepte pas les présentes Conditions, il ne doit ni accéder à la Plateforme ni l’utiliser.
CO2 Impact Ltd (numéro de société 15917644) est une société constituée en Angleterre et au pays de Galles, dont le siège social est situé au 67 Albion Street, Leeds, LS1 5AA (« nous » ou « CO2 Impact »).
Dans les présentes Conditions, les expressions suivantes ont le sens indiqué ci-dessous.
| Terme | Sens |
|---|---|
| Utilisateur autorisé | Personne physique que l’Abonné a autorisée à utiliser la Plateforme au titre de sa Licence d’entreprise. |
| Recharge automatique | La fonction facultative décrite à la clause 7.6, par laquelle des Crédits de recharge sont achetés automatiquement lorsque le Solde de crédits atteint un seuil fixé par l’Abonné |
| Période de facturation | L’intervalle auquel les Frais d’abonnement sont perçus pendant la Durée de la licence, correspondant soit à l’intégralité de la Durée de la licence payée d’avance (paiement annuel), soit à chaque mois de la Durée de la licence (paiement mensuel), selon le choix de l’Abonné. |
| Licence d’entreprise | La licence payante qui permet à l’Abonné et à ses Utilisateurs autorisés d’accéder à la Plateforme. |
| Consultant carbone | Spécialiste carbone indépendant avec lequel l’Abonné peut contracter afin d’être assisté pour la déclaration carbone ou un plan de réduction carbone. |
| Jenny | L’assistant d’assistance par intelligence artificielle intégré de CO2 Impact, disponible au sein de la Plateforme. |
| Durée de la licence | La période de douze mois pour laquelle une Licence d’entreprise est concédée, commençant à la date d’achat ou de renouvellement. |
| Crédits de licence | L’allocation de Crédits d’utilisation incluse dans une Licence d’entreprise et émise selon la périodicité de paiement mensuelle ou annuelle de l’Abonné. |
| Administrateur principal | L’Utilisateur autorisé désigné par l’Abonné comme titulaire principal du compte, responsable de la facturation, des renouvellements et des paramètres de crédits. |
| Mode restreint | L’état limité du compte décrit à la clause 4.4. |
| Abonné | L’entité commerciale qui s’inscrit, achète et utilise la Plateforme. |
| Frais d’abonnement | Les frais payables pour la Licence d’entreprise au titre de la Durée de la licence, tels que publiés sur notre site ou affichés au moment du paiement, à l’exclusion des achats de Crédits de recharge. |
| Solde de crédits | Les Crédits d’utilisation actuellement disponibles pour l’Abonné, affichés par allocation et par date d’expiration. |
| Crédits de recharge | Crédits d’utilisation supplémentaires achetés séparément, y compris au moyen de la Recharge automatique. Chaque allocation expire 12 mois après la date à laquelle elle est créditée au Solde de crédits. |
| Crédits d’utilisation | Crédits numériques consommés lorsque des tâches dépendant des crédits sont effectuées sur la Plateforme, y compris les téléversements de données, les recherches de données externes et d’autres opérations déterminées. |
| Données utilisateur | Données soumises à la Plateforme par l’Abonné ou pour son compte. |
3.1 Sous réserve du paiement des frais applicables et du respect des présentes Conditions, nous concédons à l’Abonné un droit non exclusif, incessible et ne pouvant faire l’objet d’une sous-licence, d’accéder à la Plateforme et de l’utiliser pendant une Durée de la licence en cours, aux seules fins professionnelles internes de l’Abonné.
3.2 Une Licence d’entreprise est délivrée au niveau de l’entreprise (organisation) et peut permettre l’accès d’un ou de plusieurs Utilisateurs autorisés rattachés au même compte d’Abonné, sous réserve de la formule d’abonnement applicable et de toute limite d’utilisateurs achetée.
3.3 Tous les Utilisateurs autorisés rattachés à une Licence d’entreprise partagent sa Durée de la licence, son Solde de crédits et son statut de renouvellement. L’Abonné est responsable de la gestion des Utilisateurs autorisés, de leurs droits d’accès et de toute activité effectuée au moyen de ses comptes.
3.4 Si un paiement de renouvellement échoue, ou si une Licence d’entreprise expire ou prend fin pour quelque motif que ce soit, des restrictions d’accès s’appliquent simultanément à tous les Utilisateurs autorisés rattachés à cette Licence d’entreprise, conformément aux présentes Conditions.
3.5 Les identifiants d’accès sont personnels à chaque Utilisateur autorisé et ne doivent pas être partagés. L’Abonné doit nous informer sans délai si des identifiants ont été compromis.
3.6 L’Abonné ne doit pas, et ne doit permettre à aucune autre personne de :
4.1 Chaque Licence d’entreprise est concédée pour une Durée de la licence de douze mois. Les Frais d’abonnement afférents à la Durée de la licence sont payables soit annuellement d’avance, soit en douze mensualités, selon le choix effectué lors de l’inscription ou du renouvellement. La périodicité de paiement peut être modifiée au stade du renouvellement. Le choix d’un paiement mensuel n’abrège pas la Durée de la licence ; l’Abonné s’engage pour l’intégralité de la Durée de la licence de douze mois et pour les mensualités qui y sont dues.
4.2 Lorsque le renouvellement automatique est activé, la Licence d’entreprise se renouvelle à la fin de chaque Durée de la licence pour une nouvelle période de douze mois, et les frais applicables sont prélevés sur le moyen de paiement enregistré. Nous envoyons un rappel automatisé avant un renouvellement automatique annuel, ainsi que tout autre rappel exigé par le droit applicable.
4.3 Lorsque le renouvellement automatique n’est pas activé, l’utilisateur administrateur principal de l’Abonné reçoit des rappels de renouvellement avant l’expiration de sa licence. L’Abonné demeure responsable de renouveler avant l’expiration de sa Durée de la licence. Après un renouvellement réussi, nous envoyons une facture de TVA à l’adresse e-mail de facturation figurant dans l’espace de facturation du compte.
4.4 Lorsque l’Abonné paie mensuellement et qu’une mensualité n’est pas reçue, le compte passe en Mode restreint jusqu’au paiement de la mensualité. La Durée de la licence n’est pas prolongée du temps passé en Mode restreint.
4.5 Si un paiement de renouvellement échoue ou si la Licence d’entreprise expire, le compte passe automatiquement en Mode restreint.
4.6 À tout moment après l’expiration, l’Abonné peut renouveler manuellement sa Licence d’entreprise par l’intermédiaire de la Plateforme. L’ensemble des fonctionnalités est rétabli après un paiement réussi, sous réserve des présentes Conditions. Le Mode restreint ne prolonge ni ne fait repartir la date d’expiration des Crédits d’utilisation.
5.1 Les Frais d’abonnement, les frais liés à des utilisateurs ou des sites supplémentaires, les prix des Crédits de recharge et les autres frais applicables sont affichés avant l’achat. Les frais sont payables d’avance et s’entendent hors TVA ou autres taxes applicables, sauf indication contraire.
5.2 Nous pouvons modifier les prix publiés de temps à autre. Une modification de prix ne change ni le prix ni l’expiration des Crédits d’utilisation déjà achetés et ne s’applique qu’à un achat ou un renouvellement ultérieur, après l’entrée en vigueur de la modification.
5.3 Tous les frais d’abonnement et les achats de crédits sont non remboursables, sauf lorsque la loi l’exige ou lorsque nous confirmons qu’un prélèvement ou une déduction de crédits résulte d’une erreur de la plateforme.
5.4 Le défaut de paiement d’un renouvellement ou d’une Recharge automatique empêche l’inscription des crédits correspondants et peut entraîner le Mode restreint lorsque le paiement en échec concerne la Licence d’entreprise.
6.1 Nous nous efforçons de rendre la Plateforme disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, à l’exclusion de la maintenance programmée, de la maintenance d’urgence et des événements indépendants de notre volonté raisonnable.
6.2 L’assistance est fournie en premier lieu par notre assistant d’intelligence artificielle intégré, Jenny, qui est toujours disponible au sein de la Plateforme. Jenny s’efforce de résoudre automatiquement les questions et les incidents en répondant aux questions, en fournissant des documents ou des vidéos de formation le cas échéant, ou en expliquant comment accéder à une fonctionnalité ou l’utiliser. Lorsque Jenny estime qu’un incident ne peut pas être résolu par une assistance automatisée, il propose à l’utilisateur de créer un ticket d’assistance. Les tickets d’assistance sont examinés et font l’objet d’une réponse par un membre de l’équipe d’assistance de CO2 Impact pendant les heures ouvrées (09:00–17:30, heure du Royaume-Uni, jours ouvrés). Il n’est pas possible de créer un ticket d’assistance directement, sans passer d’abord par Jenny. Si Jenny est temporairement indisponible en raison d’une interruption ou d’une maintenance touchant l’ensemble de la plateforme, ou si la demande concerne la confidentialité, la sécurité ou l’accessibilité, l’Abonné peut nous contacter directement à support@co2impact.co.uk.
6.3 Jenny utilise l’intelligence artificielle et peut produire des réponses incomplètes ou inexactes. Ses réponses constituent des informations générales d’assistance et ne sont pas un conseil juridique, comptable, fiscal, d’assurance ou de conseil carbone spécialisé. Les utilisateurs doivent vérifier les informations importantes.
6.4 Nous ne garantissons pas un fonctionnement ininterrompu ou exempt d’erreur, mais nous déploierons des efforts raisonnables pour traiter les incidents signalés.
7.1 Aperçu
La Plateforme fonctionne avec un système de Crédits d’utilisation. Des Crédits d’utilisation sont consommés chaque fois qu’un Abonné effectue sur la Plateforme une tâche dépendant des crédits, y compris, sans s’y limiter, la saisie de données, les téléversements de données, les recherches de caractéristiques de véhicules, les recherches d’adresses, les recherches DVLA, l’extraction de données par API et les autres opérations qui engendrent des coûts de données externes. Le nombre de crédits consommés par tâche est affiché au sein de la Plateforme.
7.2 Allocation de crédits de licence
Chaque Licence d’entreprise comprend une allocation de Crédits de licence, qui varie selon la formule d’abonnement et le nombre de sites ou d’utilisateurs supplémentaires achetés par l’Abonné. Les Crédits de licence sont émis comme suit :
Les allocations sont destinées à permettre une activité normale de comptabilité carbone pour la formule concernée. Une activité à volume élevé, y compris les téléversements pour de grandes flottes, plusieurs sites ou des recherches externes répétées, peut épuiser le volume alloué avant la fin de chaque période concernée. Dans ce cas, l’utilisateur peut choisir d’acheter des crédits de recharge afin de poursuivre son activité sur la plateforme, ou d’attendre la prochaine allocation, au début du mois suivant pour les abonnements à paiement mensuel, ou au début d’un renouvellement pour les abonnements annuels.
7.3 Expiration et report des crédits
Les règles suivantes s’appliquent :
7.4 Opérations de téléversement en volume ou en masse
Avant le lancement d’un téléversement de données en masse ou d’une autre opération à volume élevé dépendant des crédits, la Plateforme calcule et affiche le nombre estimé de Crédits d’utilisation nécessaires pour accomplir la tâche. Si le Solde de crédits actuel de l’Abonné est insuffisant pour mener l’opération à bien, la Plateforme en informe l’Abonné avant le début du téléversement, et l’opération n’a pas lieu tant que des crédits suffisants ne sont pas disponibles.
7.5 Achat de crédits de recharge
L’Abonné peut acheter des Crédits de recharge au moyen des formules de recharge publiées et affichées dans la Plateforme. La quantité, le prix, le régime de TVA et la règle d’expiration sont affichés avant l’achat. Les crédits sont portés au solde après un paiement réussi, et une facture de TVA ou une confirmation de paiement est envoyée à l’administrateur principal.
7.6 Recharge automatique
L’administrateur principal de l’Abonné peut configurer la Plateforme afin qu’elle achète automatiquement une formule de recharge choisie lorsque le Solde de crédits atteint ou passe sous un seuil choisi. En activant la Recharge automatique, l’Abonné autorise CO2 Impact à facturer la formule de recharge choisie sur le moyen de paiement enregistré de l’Abonné chaque fois que le Solde de crédits atteint ou passe sous le seuil configuré.
7.7 Ordre de consommation des crédits et solde
Les Crédits d’utilisation sont consommés dans l’ordre strict de la date d’expiration la plus proche, pour tous les types de crédits. Aucune distinction n’est faite entre les Crédits de licence et les Crédits de recharge dans l’ordre de consommation ; les crédits qui expirent le plus tôt sont consommés en premier, quel que soit leur type. À titre d’illustration :
L’ordre de consommation est appliqué automatiquement par la Plateforme ; l’Abonné n’a pas à choisir les crédits à utiliser. La Plateforme affiche chaque allocation de crédits en cours, son solde restant et sa date d’expiration, ainsi qu’un historique des opérations.
7.8 Tarifs des crédits et corrections
Les tarifs des crédits peuvent varier selon la tâche et peuvent être modifiés pour l’avenir. Nous n’augmentons pas rétroactivement le tarif d’une tâche déjà accomplie et nous ne réduisons pas le Solde de crédits au seul motif qu’un tarif publié change. Nous pouvons corriger un solde afin d’annuler une erreur de la Plateforme, un crédit en double ou un débit en double, et nous conservons un enregistrement approprié de l’opération.
7.9 Remboursements et transferts
Les Crédits de licence et les Crédits de recharge n’ont aucune valeur monétaire, ne peuvent pas être transférés entre Abonnés et ne sont pas remboursables, sauf lorsque le droit applicable l’exige ou lorsque la clause 5.3 s’applique.
8.1 L’Abonné conserve la propriété de l’ensemble des Données utilisateur et est responsable de leur exactitude, de leur exhaustivité, de leur licéité et de son habilitation à les soumettre à la Plateforme.
8.2 L’Abonné concède à CO2 Impact une licence gratuite de redevances et non exclusive, afin d’héberger, de copier et de traiter autrement les Données utilisateur uniquement dans la mesure nécessaire pour :
8.3 Des données ne sont traitées comme anonymisées que lorsque des personnes ne sont pas identifiables par des moyens raisonnablement susceptibles d’être utilisés. Les données pseudonymisées demeurent des données à caractère personnel lorsque le droit applicable les traite comme telles.
8.4 L’Abonné ne doit pas téléverser de données à caractère personnel de catégorie particulière, de données relatives aux infractions pénales ni d’autres données à caractère personnel inutilement sensibles, sauf accord exprès écrit avec nous et existence d’une base juridique appropriée.
9.1 Les résultats de la Plateforme dépendent des Données utilisateur, des hypothèses, des facteurs d’émission, des méthodologies choisies et d’informations de tiers. L’Abonné est responsable de vérifier que ses données d’entrée et la méthodologie choisie sont appropriées.
9.2 Les calculs, rapports et suggestions de réduction produits par la plateforme sont des estimations et des outils d’aide à la décision fondés sur les données fournies par l’Abonné. Sauf s’ils sont expressément achetés en tant que service supplémentaire, ils ne constituent pas un audit, une vérification, une certification, un dépôt réglementaire ni un conseil professionnel juridique, fiscal, comptable ou de conseil.
9.3 Les facteurs d’émission, les méthodologies et les jeux de données de tiers peuvent changer. Nous pouvons les mettre à jour pour l’avenir et ne sommes pas responsables des inexactitudes des données de recherche de tiers qui échappent à notre contrôle raisonnable.
10.1 Chaque partie se conforme aux lois applicables en matière de protection des données, y compris le UK GDPR (règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni) et le Data Protection Act 2018 (loi de 2018 sur la protection des données), dans chaque cas tels que modifiés.
10.2 Le détail de nos pratiques de traitement des données figure dans notre Politique de confidentialité.
10.3 Nous agissons en qualité de responsable du traitement pour les données à caractère personnel utilisées afin d’administrer les comptes, la facturation, la sécurité, l’assistance et notre relation directe avec l’Abonné. Lorsque nous traitons des données à caractère personnel contenues dans les Données utilisateur uniquement sur les instructions documentées de l’Abonné, l’Abonné est le responsable du traitement et nous agissons en qualité de sous-traitant.
11.1 Chaque partie conserve la confidentialité des informations professionnelles, techniques et commerciales non publiques de l’autre partie et ne les utilise que pour exécuter les présentes Conditions ou exercer les droits qui en découlent.
11.2 Cette obligation ne s’applique pas aux informations qui sont publiques sans qu’il y ait eu manquement, qui étaient déjà connues licitement, qui sont développées de manière indépendante ou qui sont reçues licitement sans restriction de confidentialité.
11.3 Une partie peut divulguer des informations confidentielles lorsque la loi l’exige, à condition d’en donner un préavis lorsque la loi le permet.
12.1 CO2 Impact et ses concédants conservent l’ensemble des droits de propriété intellectuelle sur la Plateforme, le logiciel, l’interface, la documentation, les méthodologies et les contenus que nous fournissons. Aucun droit n’est transféré, à l’exception du droit d’utilisation limité prévu à la clause 3.
12.2 L’Abonné peut utiliser les rapports générés à partir de ses Données utilisateur pour ses besoins professionnels internes et ses obligations légitimes de déclaration, sous réserve des droits de tiers identifiés.
13.1 Nous garantissons que nous avons le droit de fournir la Plateforme et qu’elle sera fournie avec une compétence et un soin raisonnables.
13.2 Sauf disposition expresse, la Plateforme est fournie en l’état de disponibilité, et toutes les conditions, stipulations et garanties implicites sont exclues dans toute la mesure permise par la loi.
14.1 Sous réserve de la clause 14.3, nous ne sommes pas responsables des pertes indirectes ou consécutives, ni de la perte de bénéfice, de chiffre d’affaires, d’économies escomptées, de clientèle ou d’opportunité commerciale.
14.2 Sous réserve de la clause 14.3, notre responsabilité totale et cumulée découlant des présentes Conditions ou s’y rapportant n’excède pas le total des Frais d’abonnement et des frais de Crédits de recharge payés par l’Abonné au cours des 12 mois précédant immédiatement l’événement à l’origine de la réclamation.
14.3 Rien dans les présentes Conditions ne limite ni n’exclut la responsabilité en cas de décès ou de dommages corporels causés par une négligence, en cas de fraude ou de déclaration frauduleuse, ni toute autre responsabilité qui ne peut légalement être limitée ou exclue.
15.1 Nous pouvons mettre à jour la Plateforme ou les présentes Conditions de temps à autre. Les modifications défavorables substantielles sont notifiées au moins 30 jours à l’avance lorsque cela est raisonnablement possible.
15.2 Les modifications des allocations, des tarifs ou des prix des crédits s’appliquent pour l’avenir et ne changent ni la quantité ni la date d’expiration des crédits déjà inscrits, sauf pour corriger une erreur en application de la clause 7.8.
15.3 La poursuite de l’utilisation après l’entrée en vigueur d’une version mise à jour vaut acceptation. Si l’Abonné n’accepte pas une modification substantielle, il peut désactiver le renouvellement et cesser d’utiliser la Plateforme à la fin de sa licence en cours.
16.1 Chaque partie peut résilier les présentes Conditions en cas de manquement substantiel qui n’est pas remédié dans les 30 jours suivant une notification écrite exigeant qu’il y soit remédié.
16.2 Nous pouvons suspendre ou mettre fin à l’accès immédiatement lorsque la loi l’exige, en cas de non-paiement, de menace substantielle pour la sécurité ou d’usage gravement abusif de la Plateforme.
16.3 À la résiliation ou à l’expiration, tous les Utilisateurs autorisés perdent l’accès. Les Crédits de licence non utilisés expirent. Les Crédits de recharge demeurent soumis à leurs dates d’expiration initiales de 12 mois, mais ne peuvent pas être utilisés tant que la Licence d’entreprise est inactive. Ils redeviennent disponibles uniquement si le même compte d’Abonné est réactivé avant leur expiration.
16.4 Aucun remboursement ni avoir n’est dû pour toute partie non utilisée d’une Licence d’entreprise, de Crédits de licence ou de Crédits de recharge, sauf lorsque la loi l’exige ou lorsque la clause 5.3 s’applique.
16.5 Avant une expiration ou une résiliation prévue, l’Abonné doit exporter les rapports ou les Données utilisateur qu’il souhaite conserver au moyen de la fonction d’export de la plateforme. Après la résiliation, les Données utilisateur sont restituées ou supprimées conformément à l’Annexe 1, qui fixe les conditions, y compris les éventuels frais d’administration, auxquelles un export postérieur à la résiliation est fourni.
17.1 Nous pouvons présenter des Consultants carbone indépendants proposant des services de déclaration carbone, de planification de la réduction, de conformité ou de conseil connexe.
17.2 Toute mission relève de la discrétion de l’Abonné et est régie par un contrat distinct entre l’Abonné et le Consultant carbone. CO2 Impact n’est pas partie à ce contrat et ne contrôle ni ne supervise le travail du consultant.
17.3 L’Abonné est responsable de ses propres vérifications, y compris les qualifications, l’expérience, l’assurance et la conformité réglementaire. Dans toute la mesure permise par la loi, nous ne sommes pas responsables des actes, omissions, conseils ou livrables d’un consultant au seul motif que nous avons effectué une mise en relation.
18.1 Aucune partie n’est responsable d’un retard ou d’un manquement causé par des événements indépendants de son contrôle raisonnable, à l’exclusion de l’obligation de l’Abonné de payer les sommes déjà exigibles.
18.2 L’Abonné ne peut céder ni transférer les présentes Conditions sans notre consentement écrit préalable. Nous pouvons les céder dans le cadre d’une véritable cession d’entreprise, d’une restructuration ou d’un transfert de la Plateforme, sous réserve du droit applicable en matière de protection des données.
18.3 Si une stipulation est illicite ou inapplicable, elle est modifiée dans la mesure minimale nécessaire ou supprimée, et les autres stipulations demeurent en vigueur.
18.4 Le retard ou le défaut d’exercice d’un droit ne vaut pas renonciation à ce droit.
18.5 Les présentes Conditions, la commande ou les informations de paiement applicables et toute stipulation de traitement des données expressément incorporée constituent l’intégralité de l’accord relatif à la Licence d’entreprise. En cas de conflit, l’ordre de priorité est le suivant : un accord signé séparément ; la commande ou les informations de paiement applicables ; les présentes Conditions.
18.6 Les notifications relatives à un manquement ou à une résiliation doivent être envoyées par e-mail au contact du compte enregistré et, pour les notifications qui nous sont destinées, à support@co2impact.co.uk. Les messages courants de service peuvent être transmis par la Plateforme ou par e-mail.
18.7 Les présentes Conditions sont régies par le droit de l’Angleterre et du pays de Galles. Les tribunaux d’Angleterre et du pays de Galles sont exclusivement compétents.
19.1 La présente section explique comment CO2 Impact traite des données à caractère personnel en qualité de responsable du traitement lorsqu’il administre la Plateforme et ses relations avec la clientèle. Elle doit être lue avec la clause 10 et l’Annexe 1.
19.2 Données à caractère personnel et finalités
| Données | Finalité | Base juridique |
|---|---|---|
| Coordonnées de compte et de contact professionnel | Inscription, administration du compte, communications de service et assistance | Contrat et intérêts légitimes |
| Enregistrements de facturation et d’opérations | Paiements, factures, allocations de crédits, recharges, renouvellements et documents financiers | Contrat et obligation légale |
| Identifiants, données d’utilisation et journaux d’audit | Authentification, sécurité, prévention de la fraude, fonctionnement du service et dépannage | Contrat et intérêts légitimes |
| Demandes d’assistance et conversations avec Jenny | Fourniture de l’assistance, examen des incidents et amélioration de la qualité de l’assistance | Contrat et intérêts légitimes ; consentement lorsque celui-ci est exigé |
La Plateforme est conçue principalement pour traiter des données d’entreprise et des données relatives aux émissions, et n’a pas vocation à conserver des données à caractère personnel de catégorie particulière.
19.3 Partage et transferts internationaux
Nous ne vendons pas de données à caractère personnel. Nous pouvons les partager avec des prestataires qui assurent l’hébergement, les paiements, l’analyse, les communications, l’assistance à la clientèle et les fonctionnalités d’intelligence artificielle, ainsi qu’avec des conseils professionnels ou des autorités lorsque cela est nécessaire. Les prestataires sont soumis à des obligations contractuelles de confidentialité et de protection des données. Les données centrales de la Plateforme sont hébergées sur une infrastructure Amazon Web Services en Europe. Lorsque des données à caractère personnel sont transférées hors du Royaume-Uni, nous utilisons la réglementation d’adéquation applicable ou des garanties contractuelles approuvées.
19.4 Jenny et le traitement par intelligence artificielle
Les conversations avec Jenny peuvent être traitées par des prestataires d’intelligence artificielle et d’assistance liés par contrat, afin de répondre aux utilisateurs et de maintenir le service. Les utilisateurs ne doivent pas y inclure d’informations personnelles ou sensibles qui ne sont pas nécessaires. Si nous utilisons des données de conversation identifiantes pour une finalité d’entraînement sensiblement différente, nous fournirons une information appropriée et établirons une base juridique avant de le faire. Les informations actuelles sur les sous-traitants ultérieurs et la conservation sont disponibles sur demande.
19.5 Conservation
Nous ne conservons les enregistrements pour lesquels nous sommes responsable du traitement que pendant la durée nécessaire à la finalité concernée. Les enregistrements de compte et de service sont en général conservés pendant la relation active et peuvent l’être jusqu’à six ans après la clôture lorsque cela est exigé à des fins contractuelles, fiscales, comptables ou juridiques. Les journaux de sécurité et les enregistrements d’assistance ou de Jenny peuvent avoir des durées de conservation opérationnelles plus courtes selon notre calendrier de conservation. Les Données utilisateur traitées pour le compte de l’Abonné sont traitées conformément à l’Annexe 1.
19.6 Droits et réclamations
Sous réserve du droit applicable, les personnes peuvent demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité de leurs données à caractère personnel, et peuvent s’opposer au traitement. Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré sans affecter la licéité du traitement antérieur. Les demandes peuvent être envoyées à support@co2impact.co.uk. Les personnes peuvent également introduire une réclamation auprès de l’UK Information Commissioner’s Office (autorité de protection des données du Royaume-Uni).
19.7 Sécurité
Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel, y compris le chiffrement et des contrôles d’accès.
19.8 Coordonnées
Pour toute question contractuelle ou relative à la protection des données, contactez :
CO2 Impact Ltd
67 Albion Street
Leeds, LS1 5AA
E-mail : support@co2impact.co.uk
En vous abonnant et en utilisant la Plateforme, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté les présentes conditions générales.
1 Champ d’application.
La présente Annexe s’applique lorsque CO2 Impact traite des données à caractère personnel contenues dans les Données utilisateur en qualité de sous-traitant. L’objet est la fourniture de la Plateforme ; la durée est la Durée de la licence, augmentée de périodes limitées de restitution, de suppression et de sauvegarde ; et la finalité est l’hébergement, l’organisation, le calcul, la déclaration, la sécurisation et l’assistance de l’activité de comptabilité carbone.
2 Instructions de traitement.
Nous ne traitons ces données que sur les instructions documentées de l’Abonné, y compris les présentes Conditions et son utilisation de la Plateforme, sauf si le droit du Royaume-Uni en dispose autrement. Nous donnons un préavis du traitement légalement exigé, sauf si la loi l’interdit.
3 Personnes et données.
Les personnes concernées peuvent comprendre le personnel, les clients, les fournisseurs, les conducteurs et les prestataires de l’Abonné. Les données peuvent comprendre des identifiants, des contacts professionnels, des informations de déplacement, de véhicule, de localisation, de consommation d’énergie, de frais et d’activité. L’Abonné doit éviter les données sensibles qui ne sont pas nécessaires.
4 Confidentialité et sécurité.
Le personnel autorisé est soumis à des obligations de confidentialité. Nous maintenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées compte tenu des risques du traitement.
5 Sous-traitants ultérieurs.
L’Abonné autorise de manière générale les sous-traitants ultérieurs nécessaires à la fourniture de la Plateforme. Nous leur imposons des obligations matériellement équivalentes et demeurons responsables dans la mesure exigée par la loi. Une liste à jour est disponible sur demande. Nous donnons un préavis raisonnable d’un nouveau sous-traitant ultérieur substantiel lorsque cela est exigé, en laissant la possibilité d’une objection raisonnable au regard de la protection des données.
6 Assistance et violations.
Compte tenu du traitement et des informations disponibles, nous fournissons une assistance raisonnable pour les droits des personnes concernées, les analyses d’impact et les consultations des autorités. Nous notifions l’Abonné sans retard injustifié après avoir eu connaissance d’une violation de données à caractère personnel affectant les Données utilisateur concernées.
7 Restitution et suppression
À l’expiration ou à la résiliation, l’Abonné peut, dans un délai de 30 jours, demander par écrit à support@co2impact.co.uk un export de ses rapports et de ses Données utilisateur. Nous fournissons l’export dans un format standard lisible par machine dans les 14 jours de la demande, ou dans un délai plus long convenu avec l’Abonné lorsque le volume de données le rend nécessaire. Un export postérieur à la résiliation est soumis à des frais d’administration raisonnables, indiqués sur demande et calculés par référence au nombre de sites du compte de l’Abonné et au volume de données à exporter, payables avant la remise de l’export. Aucuns frais ne s’appliquent aux exports que l’Abonné effectue lui-même par la Plateforme tant que son compte est actif. À l’issue du délai de 30 jours, nous supprimons les Données utilisateur des systèmes en production dans les 30 jours et des sauvegardes dans les 90 jours, sauf si une conservation est exigée par la loi, et nous confirmons la suppression sur demande. La suppression n’est pas subordonnée au paiement de frais.